Een belangrijke uitdaging voor IT en HR is dat het compleet verschillende werelden zijn. Elkaar weten te vinden, kan dan dus best lastig zijn, zeker als je niet altijd veel kennis hebt over het domein van de ander. Het eerste instinct is misschien om HR maar te laten vertellen wat ze nodig hebben, zodat IT dat kan bouwen. Maar dat is niet altijd de beste oplossing, vindt De Ruiter. Want ook binnen HR kunnen verschillende visies bestaan, waardoor er verschillende – en soms zelfs tegenstrijdige – wensen bij IT terecht kunnen komen. Wordt aan alles gehoor gegeven, dan bestaat de kans dat de resulterende tool niet gebruiksvriendelijk of überhaupt bruikbaar is.
Moet IT dan een leidende rol nemen? Waarschijnlijk ook niet, want IT weet niet precies wat HR nodig heeft. “De truc is om de middenweg te vinden en daarin te investeren”, stelt De Ruiter. En dat begint met het leren spreken van dezelfde taal, vult hoofd van HR Tikai aan. “Dat gaat met vallen en opstaan.”
Tikai pakt dit probleem aan door te zorgen dat beide afdelingen één aanspreekpunt hebben. “Dan heb je een soort historie met elkaar. En bij ieder gesprek dubbelcheck ik ook even of we echt van elkaar begrepen hebben wat er nou gevraagd wordt en wat er uitgevoerd moet worden.”
Telindus kiest ervoor om een tussenpersoon in te zetten, in de vorm van analisten. “Zij kunnen functioneel gaan uitvragen bij HR. Dus wat zoek je nu eigenlijk? Wat is de echte vraag, die achter je vraag zit?”, legt De Ruiter uit.

Als er eenmaal wat klaar is, moet de rest van het bedrijf de nieuwe dienst nog adopteren. Dat is iets waar IT lang niet altijd mee bezig is tijdens de ontwikkeling van het product. “Daarom vragen wij gebruikers [bijvoorbeeld collega's van de HR-afdeling, red.] in een vroeg stadium of ze mee willen denken of niet. Zo ja, dan ligt de rode loper voor ze uit. Zo niet, dan vragen we welke criteria voor hen het meest cruciaal zijn en om het daarna los te laten.” Daarnaast kan het helpen om samen te overleggen over de adoptie van nieuwe tools en functies, merkt Tikai. “We gaan dus echt met elkaar zitten en bespreken wat er nodig is en hoeveel tijd wij of zij eraan kwijt denken te zijn. Die tijd ruimen we dan in.”

Een grote uitdaging voor zowel IT als HR is tot slot dat de techwereld al jaren met een enorm personeelstekort kampt. Er zijn dus lang niet altijd voldoende mensen om projecten ook snel en goed af te ronden. Het managen van verwachtingen is dus enorm belangrijk. Communicatie speelt daarin opnieuw een belangrijke rol, merkt Head of IT De Ruiter. Bijvoorbeeld omdat niet iedereen zich realiseert dat zij niet de enigen zijn die vragen neerleggen bij IT. “Samen wordt dat dan een veel groter ding.”
“Je merkt natuurlijk wel dat wij niet de enige zijn die aandacht van IT vragen en nodig hebben. Dus het is af en toe wel even schipperen, zeker voor IT, om tijd vrij te maken”, beaamt hoofd HR Tikai.
Het stellen van prioriteiten is dus ook essentieel. Bij Devoteam is het aan IT om prioriteiten te stellen, vertelt Tikai. Al proberen zij wel rekening te houden met de werkwijze van IT. “We weten bij HR bijvoorbeeld dat er aan het begin van de maand een x-aantal werknemers gaat starten. Dan kunnen wij zorgen dat IT op tijd ingelicht is, zodat zij op hun gemak hun eigen workload kunnen inrichten.”
Telindus laat juist de businesszijde besluiten wat prioriteit heeft. “En dat kan dus betekenen dat HR en finance met elkaar in gesprek moeten over wie als eerste mag. Pas als de business er echt niet uitkomt of ze het echt niet willen beslissen, maken wij de keuze.”