Teams of minibedrijven leren door te doen
Zo pas je strategie aan bij snelle veranderingen
Strategie en executie gaan hand in hand
door Rini van Solingen en Martin van Langen, beeld Shutterstock
Organisaties in sterk veranderlijke omgevingen kunnen volgens Rini van Solingen en Martin van Langen het beste kiezen voor een purpose-gerichte besturing.
De meeste organisaties maken gebruik van planmatige strategische besturing. De top van de organisatie bepaalt een strategie op basis van kennis, informatie en ervaring. En de rest van de organisatie voert deze strategie uit. Echter, in een tijd van kenniswerk en digitalisering verschuift deze balans. Het werk wordt uitgevoerd door een hoogopgeleide populatie met een grote diversiteit aan competenties die nauw samen moeten werken om succesvol te zijn. Dat geldt zeker zeer sterk voor IT-organisaties.
Hiërarchie anders inzetten
Zodra onvoorspelbaarheid de aanwezige voorspelbaarheid overschaduwt, wordt de organisatorische hiërarchie ongeschikt voor de dagelijkse executie. En het ver vooruit plannen en bepalen van de strategie is al helemaal kansloos. Want het verloopt nooit volgens plan. Dit pleit voor het anders inzetten van de hiërarchie. Namelijk voor het inrichten van een organisatie waarin strategievorming en executie hand in hand gaan. De strategie wordt bepaald én uitgevoerd door dezelfde mensen die het werk daadwerkelijk doen, zodat er snel kan worden bijgestuurd.
Elke eenheid en elk individu moet doorspekt zijn van wat de organisatie als geheel wil bereiken
Teams of mini-bedrijven
Daarbij past een organisatievorm van autonome zelforganiserende eenheden (noem het teams of als ze groter zijn mini-bedrijven), die op basis van een missie (concrete doelstelling) via sense and respond effectief leren hoe die missie te verwezenlijken. En niet door dit vooraf helemaal uit te denken, maar door heel snel te gaan handelen en te leren door te doen. Om dit voor elkaar te krijgen is een aantal interventies mogelijk (zie kader 1). Echter er is één belangrijke randvoorwaarde om dit te operationaliseren en dat is: purpose. Het is cruciaal dat elke eenheid en elk individu doorspekt is van wat de organisatie als geheel wil bereiken. Deze lotsbestemming, deze zingeving – dat is de purpose van de organisatie. Als je die (weer) hebt gevonden, dan hoef je hem alleen nog maar ‘eventjes’ heel helder uit te schrijven.
Want als purpose, missie en waarde helder zijn, dan kun je strategiebepaling met een gerust hart overlaten aan de mensen die het werk doen. Executie als strategie dus.
Negen interventies om over te stappen op purpose-gerichte besturing
- Formuleer een krachtige concrete purpose. Een echte 'north-star' is nodig. Eentje die in het hart van de mensen kan leven; een concrete legitimering waarom de organisatie er is. Maak die purpose als organisatie expliciet. Ga hiervoor vooral in gesprek met de eigen medewerkers.
- Richt de executie missiegericht in. Help teams om (liefst volledig autonoom) hun strategie te kunnen bepalen en uitvoeren. Daarvoor hebben ze een helder missiestatement nodig, met een scope (wat is ons speelveld en waar liggen de grenzen) met daarbij een definitie van succes (wat is de toegevoegde waarde die het team levert). Budgetteer per missie: in geld maar beter nog in capaciteit. Herzie dat budget regelmatig.
- Bouw aan een experimentele mindset tijdens executie. Hoe dynamischer en veranderlijker, hoe minder dingen zijn wat ze lijken. Accepteren dat je iets niet weet, zelfs als je denkt dat je het wél weet, is enorm moeilijk maar wel heel belangrijk. Een experimentele mindset kan daar prima mee omgaan: proberen wat je denkt dat kan werken en er rekening mee houden dat dat wel eens niet zo zou kunnen zijn.
- Implementeer een kortcyclische kadans voor strategische besturing. Strategieformulering, -executie, en –bijsturing (het 'hoe') zijn activiteiten die doorlopend plaatsvinden en door de teams zelf worden uitgevoerd in een eigen ritmiek. Door strategische besturing bij de teams te leggen, komt daar ook het risicomanagement te liggen. Teams hebben daar doorgaans veel beter zicht op en kunnen direct handelen.
- Streef naar extreme vereenvoudiging – telkens terugkeren naar de basis. Snelle actie en korte cycli bereik je niet in een grote complexe structuur met veel afhankelijkheden en stappen. Een purpose-gerichte organisatie streeft daarom altijd naar eenvoud. Meer bereiken door met minder mensen minder te doen. Naast een continu leerproces ontstaat dan direct een parallel continu vereenvoudigingsproces.
- Ontkoppel alles. Koppelingen tussen teams zorgen voor afhankelijkheden die je langzaam maken. Dat betekent niet dat er geen samenwerking kan zijn of informatieuitwisseling is. Dat blijft nodig. Maak daarom een lijst van afhankelijkheden en werk deze stap voor stap weg.
- Creëer complete openheid en transparantie. Om autonoom te kunnen handelen richting de missie en de purpose is het belangrijk dat je alle informatie hebt. Want alleen met een goed inzicht en overzicht kan je een strategie bepalen.
- Richt een zeer eenvoudig functiehuis in. Het herzien van een organisatiestructuur kan langzaam gaan als het niet te vaak plaatsvindt. Als er echter doorlopend verschuivingen zijn in missies, en/of rollen en teamleden, dan is dat niet werkbaar. Dit vraagt om een veel simpeler functiehuis, gericht op competenties en ervaringsniveaus.
- Bouw een routine van doorlopende re-teaming. De behoefte aan missiegerichte eenheden verandert in de loop van de tijd omdat de strategie ook mee verandert. Dit maakt dat de snelheid groter wordt waarmee specifieke medewerkers in de teams op andere plekken in de organisatie waardevoller kunnen zijn. Doorlopend re-teaming betekent dat de mogelijkheid aanwezig moet zijn om vrij gemakkelijk de teamsamenstelling aan te passen. Creëer daarvoor een routine van re-teamingsmomenten.
Rini van Solingen is deeltijdhoogleraar aan de TU Delft en CTO bij Prowareness r.vansolingen@prowareness.nl en auteur van diverse boeken over Agile en management.
Martin van Langen is managing partner bij Prowareness. Hij adviseert en begeleidt grote en kleine organisaties in verandertrajecten. Binnen Prowareness is hij verantwoordelijk voor de divisie Management Consulting en werkt met zijn team aan vergroting van het begrip van executie als strategie in de Benelux. (m.vanlangen@prowareness.nl).
